Cellule des Voyages Officiels
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Le conseil des ministres du 20 juillet 2016 a approuvé une communication du Ministre de l’Economie et des Finances relative à la création de la Cellule des Voyages Officiels.
La création de cette cellule s’inscrit dans la démarche permanente de recherche de solutions pour la réduction des dépenses et la gestion des finances publiques. Les frais de transport à l’étranger connaissent depuis quelques années une croissance inquiétante du fait de l’inexistence d’une structure centrale chargée d’une part de planifier et de piloter leur exécution et d’autre part de rechercher les meilleures conditions d’achat de titres de transport.

D’un montant de 7.248.312.462 FCFA en 2012, ils sont passés à 17.635.335.497 FCFA en 2015 ( voyages des personnalités politico-administratives, des boursiers, des évacués sanitaires). En outre, à l’examen sommaire des justificatifs des dépenses engagées, on note des cas de surfacturation et de doute sur l’effectivité des voyages à l’étranger pour lesquels les titres ont été payés. De même, les procédures fixées par le Gouvernement pour les voyages à l’étranger ne sont pas toujours respectées.

Face à ces constats et afin d’assurer une meilleure prise en charge et une rationalisation des voyages financés par l’Etat, le Gouvernement a décidé de mettre en place la Cellule des Voyages Officiels qui se chargera de planifier et de piloter les dépenses de transport à l’étranger de manière à assurer une maitrise des dites dépenses. Elle agira pour le compte des structures de l’Etat et servira ainsi d’interface avec les agences de voyages et les compagnies aériennes.

Ainsi, il est retenu que les ministères, les entreprises, agences et offices publics, les projets de développement ainsi que les Institutions de la République, à l’exception de la Cour Constitutionnelle et de l’Assemblée Nationale, effectuent les réservations de l’ensemble des voyages à l’étranger auprès de ladite cellule.

La Cellule des Voyages Officiels (CVO) aura ainsi pour mission de veiller à la rationalisation des dépenses, au respect des dispositions relatives aux déplacements à l’étranger du personnel de l’Etat et de ses démembrements et à l’amélioration continue du partenariat entre l’Etat, les compagnies aériennes et les agences de voyages.
La mise en place de ce dispositif permettra également à l’Etat d’améliorer ses relations avec les agences de voyage dont les créances s’accumulent du fait de longs délais de paiement de leurs factures.

La Cellule des Voyages Officiels assure la planification et le pilotage des missions officielles de l’administration publique, des sociétés et offices d’Etat à l’exception de celles de l’Assemblée Nationale et de la Cour Constitutionnelle
A ce titre, elle est chargée :

  • d’élaborer, de mettre en œuvre et d’évaluer un plan des missions officielles
  • de centraliser tous les voyages officiels
  • de s’assurer de la réalité des tarifs appliqués par les compagnies et de suivre la facturation y relative
  • d’informer les structures de l’administration publique et des sociétés et offices d’Etat sur les dispositions permanentes ou ponctuelles prévues pour faciliter les voyages et missions
  • de s’assurer de l’effectivité de la réalisation des voyages et missions officiels
  • de garantir de meilleurs tarifs en toute saison par une visibilité complète des vols et de l’ensemble des grilles de transport aérien
  • d’émettre ou de faire émettre des billets en conformité avec les bons de commande émis
  • jouer un rôle de conseil tant dans le traitement des voyages officiels que dans ses relations avec les compagnies aériennes

En un mot, la Cellule des Voyages Officiels est une interface entre le Ministère de l’Economie et des Finances et les points focaux que constituent les services en charge des services généraux des ministères, institutions de l’Etat et autres services publics.

Le mode de fonctionnement demeure le même que par le passé avec les agences de voyages classiques mais quelques modifications sont apportées:

  • Les demandes de réservation se feront par téléphone, par e-mail ou par courrier officiel à adresser directement à la Cellule par les ministères, les institutions et les sociétés d’Etat; aucune demande de réservation directe ne sera désormais adressée aux AGV
  • Les réservations seront faites et tarifés par la cellule.
  • Un bon de commande spécifique est mis à la disposition des institutions pour la commande des billets
  • La CVO prend contact avec la compagnie ou l’agence de voyages en transmettant un bon de commande électronique pour l’émission. Les agences de voyages retenues seront celles qui auront les 3 agréments ( Ministère du Tourisme, IATA, Ministère de l’Economie et des Finances)
  • Les billets du demandeur seront envoyés après émission par la CVO ou retirés auprès de la cellule
  • La CVO procèdera de façon hebdomadaire au règlement des factures des agences de voyages
  • La Cellule des Voyages Officiels est une unité administrative et fonctionnelle d’Etat, dotée de moyens financiers, matériels et humains adéquats pour atteindre les objectifs qui lui sont assignés.
  • Elle est rattachée au Ministère de l’Economie et des Finances et jouit d’une autonomie de gestion.
  • La CVO dispose d’un ou de plusieurs comptes bancaires sur lesquels sont déposés ou virés les montants des billets émis ou acquis pour le compte des Ministères et structures de l’Etat. Par la suite la CVO procède au règlement, à bonne date, des compagnies aériennes et/ou des agences de voyages dont les créances s’accumulent du fait de longs délais de paiement de leurs factures.
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